¿Cómo deshacerte de las reuniones de trabajo aburridas para siempre? (aunque hayas intentado todo).

La gente sube los ojos al cielo, han convocado a oootra junta.

¿Te ha pasado?

Muchos jefes organizan reuniones sin previo aviso y después se quejan de equipos desmotivados.

Menos reuniones implican mayor compromiso de la gente.

Mejora la comunicación, aumenta su autonomía, se dispara la productividad y la tensión se reduce a la mitad.

Acaso, ¿no vale la pena enfocarse en organizar de mejor manera las reuniones?

Primero pregúntate ¿Es importante y urgente? (Cuadrante 1), muchas veces las reuniones no son una cosa o la otra.

• Fija el objetivo ANTES de que se lleve a cabo, respeta el tiempo de los demás.

• La participación de cada integrante debe estar clara de antemano también.

• Enfócate en el objetivo de las reuniones, anota los temas adicionales y revisa si están en el C1.

• Aproveche al máximo todas y cada una de las reuniones.

• Pregunta, pregunta, pregunta. ¿Qué sugieres? ¿Qué has observado?

• Explica razones (el “why”) de las decisiones tomadas.

• Da seguimiento a los acuerdos tomados, de preferencia de forma personal.

Dependiendo del propósito es el formato.

“La función sigue a la forma” dicen los arquitectos.

Define cuál de los tres tipos de reuniones vas a llevar a cabo:

1. Toma de decisiones.

2. Colaboración y solución de problemas.

3. Compartir información.

Esto define el tipo de interacción y el formato de la junta. Si solo vas a compartir información, un correo es suficiente, si quieres resolver dudas puede ser virtual o presencial.

El trabajo remoto no debe restar capacidad de liderazgo, empatiza con colegas y deja un espacio para la conversación informal.

Abajo una tabla de la Consultora McKinsey & Company que te puede ser de utilidad.

Participa.

Como participante, puedes interrumpir una reunión si tienes algún dato que pueda ser interesante, por ejemplo: “déjenme compartirles lo que me acaba de decir un cliente”.

De esa forma puedes ayudar al grupo a tener una mejor perspectiva y dar tu punto de vista más a fondo.

Al final de tu intervención puedes preguntar: ¿alguien más ha tenido una experiencia así con clientes?, ¿les hace sentido lo que pide?

Aprende de los grandes.

5 consejos de Elon Musk:

1. Ten cuidado de las reuniones masivas.

2. Ignora las reuniones rutinarias.

3. Deja la reunión si no tienes otra contribución que hacer.

4. Comunica directamente no importando la jerarquía.

5. Sigue la lógica, no las reglas.

Recomendaciones de Jeff Bezos.

1. Lo ideal son 5 personas, más sofocan la creatividad,

2. Sigue la regla de las dos pizzas. Que no haya más personas que las que dos pizzas puedan alimentar.

3. En lugar de decisiones de cohesión social, en las que se evita el conflicto, unas donde todas sean discutidas y meditadas por todos.

4. Está prohibido el uso de PowerPoint. Privilegia ideas y ponlas por escrito.

5. Los participantes leerán el documento en la reunión y se discutirán lo que está escrito (en Powerpoint, la gente interrumpe y la respuesta está más adelante).

    

En Corea del Sur, hacen las reuniones de pie, así no pueden durar mucho.

PechaKucha (charlar): El expositor presenta 20 láminas en 20 segundos cada uno (6 minutos con 40 segundos en total) y al finalizar todos hacen sus comentarios.

Lista de aprendizajes:

• Evalúa la importancia de tus reuniones.

• Define el propósito, el equipo debe saber el PORQUÉ de la reunión, es importante.

• Fija el formato con anticipación.

• Facilita la colaboración con escucha atenta y preguntas.

• Incentiva la participación. Invita a las personas tímidas a que den su punto de vista, muchas veces son las que conocen mejor el tema.

• Da seguimiento. Los participantes sabrán si esas juntas valen la pena, si revisas en el tiempo el cumplimiento de los acuerdos.

• Toma el control de la reunión, asienta sobre un punto cuando alguien interrumpe, como en el judo. "Ese es un buen punto, quisiera añadir..." regresa a la pista de la junta

   

Recuerda que toda reunión es un acto de liderazgo, no lo desperdicies.